วิธีเลือก Channel Manager ที่ใช่ เพื่อผู้ประกอบธุรกิจโรงแรมทุกประเภท

Channel Manager คือ ระบบซอฟต์แวร์พื้นฐานของระบบจัดการห้องพักของโรงแรมในทุกวันนี้ก็ว่าได้ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาด 10 ห้อง หรือ 1,000 ห้อง หากมี Channel Manager ที่ใช่และใช้ให้เป็น ก็สามารถจัดการรายได้และห้องพักได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด

เกริ่นให้ฟังโดยคร่าวๆ คือ Channel Manager จะแสดงห้องพักให้ว่าที่แขกของโรงแรมเห็นได้อย่างเหมาะสม  ตามช่องทางที่พวกเขาค้นหา เพราะปัญหาง่ายๆ คือ ลูกค้าจะไม่สามารถจองห้องได้หากพวกเขาหาห้องพักที่จะจองไม่เจอ

บทความนี้ WOW จะมาแนะนำเรื่องราวทั้งหมดของ Channel Manager ว่าทำงานอย่างไร ไปจนถึงวิธีเลือกใช้ เพื่อที่ต่อจากนี้เมื่อไหร่ก็ตามที่ต้องการเลือกใช้Channel Manager ให้กับระบบ ก็จะสามารถเลือกใช้ได้ด้วยความเข้าใจที่ถูกต้องและได้ระบบไปช่วยงานจนเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Channel Manager คืออะไร?

Channel Managerคือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยผู้ดูแลระบบโรงแรมอัพเดตสถานะของห้องพักในระบบของโรงแรม ช่องทางอื่นๆ ที่แสดงห้องพักก็ปรับข้อมูลให้เหมือนกันตรงกันอย่างที่ทางโรงแรมปรับได้

สถานะห้องพักที่อัพเดตก็เช่น ราคา ห้องว่างหรือเต็ม หรือข้อกำหนดการเข้าพักต่างๆ

การอัพเดตของข้อมูลเกิดขึ้นตามเวลาที่ผู้ดูแลระบบอัพเดตเลยหรือ real-time จากระบบจัดการข้อมูลส่วนกลาง ซึ่งส่วนมากก็มาจากทางโรงแรมเอง

หากไม่มีเทคโนโลยีนี้ ทางเจ้าของที่พักต้องล็อกอินระบบแสดงห้องพักทีละแห่งเพื่ออัพเดตข้อมูล ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนสูง ก่อให้เกิดผลเสียทางธุรกิจตามมาได้

สิ่งที่ผู้ดูแลระบบจัดการกับ Channel Managerคือ Channel Management หรือการจัดการค่าบริการและสถานะของห้องพักในช่องทางออนไลน์ต่างๆ

ซึ่งช่องทางออนไลน์ที่กระจายข้อมูลห้องพักยอดนิยมในหมู่ผู้ใช้งานคนไทย ได้แก่ เอเจนท์ออนไลน์ขายห้องพักและการเดินทาง (OTA) เช่น Booking.com, Expedia, Agoda, Traveloka หรือแพลตฟอร์มตลาดห้องพักออนไลน์อย่าง Airbnb เป็นต้น

ระบบ Channel Managerทำงานอย่างไร

Channel Managerจะอัปเดตข้อมูลห้องพักของโรงแรม โฮสเทล ห้องเช่า หรือที่พัก ในทุกช่องทางขายห้องพักออนไลน์ที่ทางโรงแรมเชื่อมต่อ แบบ real-time ในทุกครั้งที่ทางโรงแรมอัปเดตระบบผ่านระบบ Channel Management ของตัวเอง ซึ่งระบบนี้จะมีชื่อเรียกแยกย่อยอีกอย่างว่า Pooled Inventory

เมื่อมีคนจองหรือยกเลิกห้องพักผ่าน OTA ช่องทางใดก็ตาม ข้อมูลนี้จะแสดงบน Channel Managerหรือระบบข้อมูลการจองกลางของโรงแรม และห้องพักที่ว่างอยู่ก็จะหายไปตามจำประเภทห้องและจำนวนที่จองในทุกช่องทางการจองออนไลน์โดยอัตโนมัติเช่นกัน

การที่ระบบ Channel Managerอัปเดตข้อมูลให้ทั่วถึงกันทุกช่องทาง ช่วยป้องกันตัวเลขราคาค่าห้องผิดพลาดหรือการจองห้องซ้ำกัน ซึ่งกระบวนการทำงานทั้งหมดของ Channel Managerสามารถแบ่งออกมาได้ 3 อย่างหลักๆ ตามนี้

1. Allotment (การแบ่งสรร) กลยุทธ์การจัดการช่องทางจัดจำหน่ายห้องพัก ระบบจะจัดสรรห้องพักไปตามช่องทางจำหน่ายต่างๆ ตามเป้าหมายการขายที่ผู้ทำระบบตั้งเอาไว้
2. Channel mapping (แผนผังช่องทางจำหน่าย) ระบบซอฟต์แวร์ที่จัดห้องพักแบบต่างๆ ไปตามช่องทางจำหน่ายและทำให้ห้องพักแสดงข้อมูลตรงกันกับทุกช่องทางจำหน่าย ข้อมูลเหล่านี้จะอัปเดตกลับไปที่ระบบจัดการห้องพัก หรือ PMS (Property Management System) ด้วย ทำให้ไม่มีการบันทึกข้อมูลซ้ำ หรือตกหล่น หรือต้องใช้คนบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมในระบบอีก

ทำไมระบบจองห้องพักโรงแรมต้องมี Channel Manager?

อย่างที่ได้เล่าไปข้างต้นแล้วว่า ข้อดีของ Channel Managerมีอะไรบ้าง ซึ่งเพื่อขยายความในเชิงลึกไปอีก ยังมี 4 เหตุผลที่โรงแรมส่วนใหญ่ในทุกวันนี้ติดตั้งChannel Manager ในระบบจองห้องพักด้วย

1. ห้องพักเข้าถึงกลุ่มผู้เข้าพัก

Channel Managerช่วยดันห้องพักที่ว่างอยู่ของโรงแรมไปสู่การค้นหาของนักเดินทางได้มากขึ้นกว่าอดีตที่ผ่านมามาก ด้วยระบบอัปเดตข้อมูลครั้งเดียวทั่วถึงกันหมด ทำให้ประหยัดทั้งเวลาและแรงงานในการขายห้องพัก 

นอกจากนี้ห้องพักยังเข้าถึงกลุ่มลูกค้าได้หลากหลายมากขึ้นด้วยระบบแบ่งประเภทห้องพักตามความต้องการ ยิ่งสามารถเข้าถึงและปรับตามความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้นเท่าไหร่ ก็ยิ่งเพิ่มการจองห้องพักได้มากขึ้น ซึ่งเรื่องนี้ดีกับโรงแรมมากเป็นพิเศษในช่วงโลว์ซีซั่น (Low season) ด้วย

2. ผลตอบแทนต่อการลงทุน (ROI) เพิ่มมากขึ้น 

Channel Managerช่วยกระจายห้องพักที่ว่างอยู่สู่ช่องทางจำหน่าย จนเกิดการจองห้องพักมากขึ้น ก็ทำให้การลงทุนต่อครั้งในธุรกิจโรงแรมได้ผลตอบแทนมากขึ้น

อีกทั้งโรงแรมสามารถวางแผนการขายด้วยการตั้งราคา (Smart pricing strategy) ซึ่งเพิ่มมูลค่าห้องพักต่อการขายแต่ละครั้งได้ด้วย ก็ช่วยให้โรงแรมได้ผลตอบแทนหรือกำไรมากขึ้นกว่าเดิม

การอัปเดตแบบ real-time ของ Channel Managerยังช่วยให้การแสดงผลการค้นหาหรือการกูเกิลเจอห้องพักของโรงแรมที่ไปขายบน OTA ดีขึ้น ซึ่งเมื่อคนเห็นในอันดับต้นๆ มากขึ้น ก็มีสิทธิคลิกเข้าไปดูมากขึ้น และมีโอกาสเพิ่มการขายห้องได้มากขึ้นตาม

3. ปรับการจัดจำหน่ายห้องพักให้โรงแรมได้ประโยชน์ที่สุด

การจัดจำหน่ายห้องพักตามช่องทางต่างๆ เช่น เว็บโรงแรม, OTA, เว็บขายทัวร์ หรือโซเชียลมีเดียของโรงแรมเพิ่มโอกาสการขาย และสามารถสร้างกลยุทธ์การขาย การทำราคาห้องพักจากการจัดการช่องทางการขายได้ด้วย

ตั้งแต่การเลือกใช้ช่องทางการขายห้องพัก จะขายห้องพักในแต่ละช่องทางเท่าไหร่ และการขายแต่ละช่องทางรวมแล้วจะปรับเพื่อบรรลุเป้าหมายกำไรที่ตั้งไว้ได้หรือไม่ ทั้งหมดนี้ Channel Managerช่วยคิดคำนวนให้ได้

ตัวอย่างเช่น โรงแรมย้ายโควต้าห้องพักที่ขายใน OTA ทั่วไป มาขายใน OTA แนว Boutique, OTA แบบจองวินาทีสุดท้าย หรือย้ายมาขายบนโซเชียลมีเดียของตัวเอง เพื่อจับกลุ่มลูกค้าใหม่ๆ หรือจัดโปรโมชั่นสร้างกระแสให้กับโรงแรม เป็นต้น

4. ประหยัดเงิน ประหยัดเวลา

ธุรกิจโรงแรมหลังโควิด หรือหลังช่วงซบเซา เป็นช่วงที่ทุกคนกลับมาเดินหน้าธุรกิจอย่างเต็มกำลัง ถ้าโรงแรมของเราต้องใช้เวลาในการจัดการหรือทำความรู้จักทีละช่องทางการขาย อาจไม่ทันการแข่งขันของตลาด ต้องจ้างพนักงานมาคอยอัพเดตข้อมูล ซึ่ง Channel Managerจะช่วยทุ่นเวลาและแรงงานได้

เลือก Channel Managerมาใช้สักตัว ต้องดูอะไรบ้าง?

Channel Managerที่ดี ต้องมีฟังก์ชั่นที่โรงแรมต้องการใช้จริง ต้องเชื่อมต่อกับเว็บจองโรงแรมได้อย่างเสถียรและแสดงผลอย่างแม่นยำ ในเวลาแบบ real-time ที่สุด เช็คลิสต์เรื่อง Channel Managerที่ต้องดู คือ

• การเชื่อมต่อ Channel Managerที่พัฒนาระบบแล้วในทุกวันนี้ต้องสามารถส่งต่อข้อมูลได้ 2 ทาง การอัปเดตเกิดขึ้นแบบ real-time และจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบ Cloud การปรับเปลี่ยนโปรโมชั่นห้องพักทำได้รวดเร็วและยืดหยุ่นมากขึ้น  รองรับการจองได้ไม่จำกัดจำนวน
• การผสมผสานของช่องทางจำหน่ายห้องพัก Channel Managerที่ดีควรเชื่อมต่อเว็บจองโรงแรมได้หลากหลายและไม่จำกัดเฉพาะในประเทศ เพื่อเปิดรับการจองจากทั่วโลก การเชื่อมต่อก็เช่น OTA รายใหญ่และเฉพาะกลุ่ม, ระบบการค้นหา (Search engine)
• เน้นการใช้งาน เลือก Channel Managerที่ใช้งานง่าย เข้าใจการใช้งานจริงของทางโรงแรม และมีฟังก์ชั่นสำคัญอย่าง การชำระเงิน แปลงค่าเงินได้หลายสกุล สรุปรายงานการจองห้องพัก มีผู้ใช้งานระบบได้หลายคน ฯลฯ
• เข้ากับระบบซอฟต์แวร์พื้นฐานของโรงแรม Channel Managerที่ทางโรงแรมเลือก ควรสามารถเชื่อมต่อหรือเข้ากับซอฟต์แวร์พื้นฐานอื่นๆ ที่โรงแรมใช้อยู่แล้ว เช่น PMS หรือระบบจองตรงผ่านหน้าเว็บโรงแรม เพื่อให้ข้อมูลห้องพักของโรงแรมเชื่อมต่อกัน ล็อกอินครั้งเดียวทำงานได้ทั้งระบบ

ใช้แค่ Channel Manager อย่างเดียวได้รึเปล่า?

เมื่ออ่านข้อมูลที่ว่าแล้ว เราอาจจะเริ่มรู้สึกว่า ถ้าอย่างนั้นก็ใช้ Channel Managerอย่างเดียวเลยก็ได้สิ ไม่จำเป็นต้องมีระบบ PMS เข้ามาให้ซับซ้อน แต่ความจริง ยังมีข้อมูลอีกมากมายที่ต้องใช้ PMS ในการรวบรวมและแสดงข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในระบบออกมาเป็นเอกสาร

หากทางโรงแรมกำลังคิดเรื่องนี้อยู่ ให้ลองถามคำถามเหล่านี้กับตัวเองดู

•  ระบบดำเนินการของโรงแรมในแต่ละส่วน (เคาท์เตอร์ต้อนรับลูกค้า แม่บ้านจัดห้องพัก ระบบการจองห้องพัก) ในแต่ละวันเป็นอย่างไร ใช้เวลาแต่ขั้นตอนเท่าไหร่?
• ลูกค้าเช็คอิน/เช็คเอาท์ห้องพักอย่างไร?
• ทางโรงแรมจะใช้Channel Manager เก็บข้อมูลการจองห้องพัก ข้อมูลการชำระเงิน ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าทั้งหมด ใช่หรือไม่? หรือจะต้องย้ายข้อมูลไปไว้ในระบบอื่นด้วย?
• โรงแรมออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าอย่างไร?
• โรงแรมจัดการกับประเด็นที่เกิดขึ้นบ่อย ที่มักพบจากตอนที่ติดต่อลูกค้าอย่างไร?

อ่าน : รู้จักเทรนด์ Revenge Travelling เที่ยวให้หายแค้น เทรนด์ท่องเที่ยวหลังโควิดแบบนี้จะเกิดขึ้นจริงหรือไม่?

เลือกผู้ให้บริการChannel Manager ต้องดูอะไรบ้าง?

1. ราคา

เพราะเรื่องเงินสำคัญ โรงแรมควรดูว่า Channel Managerของผู้ให้บริการหรือบริษัทรับทำเว็บฯ เป็นแบบขายขาด คิดเป็นรายเดือน หรือมีค่าคอมมิชชั่น? มีค่าติดตั้งระบบแรกเข้าไหม? เพราะทุกเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่รับเข้ามา ต้องตอบโจทย์เรื่องผลตอบแทนด้วย

2. ระบบดูแลหลังตกลงทำเว็บไซต์

การทำเว็บไซต์จะมีมากกว่าการดูแลหลังการขาย เพราะกว่าเว็บไซต์จะคลอดออกมา ต้องมีการพูดคุยทำความเข้าใจเกี่ยวกับเว็บไซต์ที่ต้องการทำระหว่างผู้ว่าจ้างและบริษัทรับทำเว็บไซต์

โรงแรมควรทราบข้อมูลขั้นตอนการติดต่อเพื่อทำเว็บไซต์ ต้องใช้เวลาเรียนรู้ระบบนานแค่ไหน มีเจ้าหน้าที่อธิบายหรือคอยให้ข้อมูลหรือไม่ เจ้าหน้าที่คอยดูแลเรื่องอะไรและอย่างไรบ้าง ลูกค้าสามารถแก้ปัญหาระบบได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องพึ่งบริษัทเว็บฯ แค่ไหน เป็นต้น

3. ชื่อเสียง

ดูผลงานที่ผ่านมาของบริษัททำเว็บฯ นั้นๆ ว่าเป็นอย่างไรบ้าง มีชื่อเสียงในการทำเว็บไซต์อะไร ลูกค้าของเขามีใครบ้าง ถ้าเป็นไปได้ก็ลองเล่นเว็บไซต์พวกนั้นดูว่าระบบการใช้งานดีหรือไม่

ลองหารีวิวการทำเว็บไซต์ของบริษัทมาศึกษา ถ้าเป็นไปได้ แนะนำว่าควรขอทดลองใช้เว็บฟรีหรือใช้เว็บตัวอย่าง เพื่อทดสอบระบบก่อนคร่าวๆ

4. การดูแลข้อมูล

ระบบการดูแลข้อมูลเว็บไซต์ที่บริษัทรับทำเว็บไซต์มี ปลอดภัยเพียงพอหรือไม่ เพราะเว็บไซต์โรงแรมต้องเก็บข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าจำนวนมาก เรื่องความปลอดภัยข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่ไม่อาจมองข้าม

Channel Managerที่กระจายห้องพักเข้าถึงลูกค้าได้ทั่วโลก

การกระจายห้องพักทางออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ คือ กุญแจดอกสำคัญสู่ธุรกิจโรงแรมและเจ้าภาพต้อนรับที่สร้างกำไรได้อย่างแท้จริง ที่ WOW ให้ความใส่ใจสูงสุด เราให้บริการรับทำเว็บโรงแรมที่เป็นมากกว่าเว็บโรงแรม

เพราะ WOW Hotel คือ Hotel Solutions ระบบจัดการห้องพักโรงแรมแบบครบวงจร ที่ช่วยเพิ่มรายได้ให้โรงแรมมากที่สุดและอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดด้วย

• Professional web design หน้าเว็บโรงแรมสวยงาม ใช้งานง่าย ค้นหาเจอง่ายใน Google ด้วยเทคนิค SEO ที่อัปเดต
• Online booking engine ระบบจองห้องพักออนไลน์บนเว็บโรงแรม ที่เก็บข้อมูลทำรายงานการจองห้องทั้งหมดและส่งอีเมลแจ้งเตือนลูกค้าอัตโนมัติเมื่อทำการจองห้องพัก
• Channel manager ระบบจัดการช่องทางขายห้องพักอัจฉริยะ อัปเดตข้อมูลการขายในทุกช่องทางแบบ real-time ทั้งเว็บ, OTA, โซเชียลมีเดีย ฯลฯ
• Dynamic pricing ระบบกำหนดราคาที่ช่วยสร้างกำไรต่อห้องพัก เคลื่อนไหวตามความต้องการจองของลูกค้า
• 24/7 Customer service ทีมงานของ WOW คอยดูแลช่วยเหลือลูกค้าหลังรับระบบไปใช้งานด้วยตัวเองตลอดการใช้งานเว็บ ใช้งานตลอด ก็ดูแลกันตลอด

WOW ส่งท้าย

Channel Managerมีส่วนสำคัญอย่างมากในธุรกิจโรงแรมทุกวันนี้ เพราะโลกเชื่อมต่อกันผ่านระบบออนไลน์หมดแล้ว แขกที่ต้องการหาที่พักจะค้นหาห้องพักผ่านทุกช่องทาง

ระบบเว็บโรงแรมที่เชื่อมต่อข้อมูลกันอย่างอัตโนมัติและสามารถช่วยจัดการห้องพักให้ผู้ประกอบการแทนการใช้แรงงานคนได้ จึงเป็นทางเลือกที่ดี ทั้งในด้านการจัดการห้องและการจัดการต้นทุน โรงแรมที่สนใจต้องการทราบข้อมูล WOW Hotel เพิ่มเติมสามารถคลิกได้ที่นี่ โดยจะมีเจ้าหน้าที่แนะนำข้อมูลทั้งหมดฟรี ปรึกษาเรื่องการทำเว็บไซต์แบบไม่มีค่าใช้จ่าย