กระบวนการ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เริ่มต้นในวันแรกที่พนักงานใหม่เข้าทำงาน แต่ควรเริ่มตั้งแต่พวกเขาตอบรับข้อเสนองาน นี่คือแนวคิดของ “Pre-boarding” หรือกระบวนการเตรียมความพร้อมก่อนวันแรกของการทำงาน ซึ่งเป็นช่วงเวลาสำคัญที่องค์กรสามารถสร้างความประทับใจแรก ลดความวิตกกังวล และเตรียมพื้นฐานที่ดีสำหรับการทำงานในอนาคต
บทความนี้จะอธิบายความสำคัญของ Pre-boarding ขั้นตอนสำคัญ กิจกรรมที่ควรดำเนินการ และเทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกได้รับการต้อนรับและพร้อมสำหรับวันแรกของการทำงาน
อ่านเพิ่มเติม Onboarding คืออะไร ความหมายและความสำคัญที่องค์กรควรทราบ
Pre-boarding คืออะไร?
ความหมายและนิยาม
Pre-boarding หมายถึง กระบวนการเตรียมความพร้อมและการมีส่วนร่วมกับพนักงานใหม่ในช่วงเวลาระหว่างการตอบรับข้อเสนองานจนถึงวันแรกที่พวกเขาเริ่มทำงาน กระบวนการนี้เป็นส่วนหนึ่งของ Onboarding แต่เกิดขึ้นก่อนที่พนักงานจะเริ่มงานอย่างเป็นทางการ
ในช่วง Pre-boarding องค์กรสามารถส่งข้อมูลสำคัญ เอกสาร และทรัพยากรต่างๆ ให้กับพนักงานใหม่ เพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร บทบาทหน้าที่ และสิ่งที่ควรคาดหวังในวันแรกของการทำงาน
ความแตกต่างระหว่าง Pre-boarding และ Onboarding
แม้ว่า Pre-boarding เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ Onboarding โดยรวม แต่มีความแตกต่างที่สำคัญ
- ช่วงเวลา Pre-boarding เกิดขึ้นก่อนวันแรกของการทำงาน ในขณะที่ Onboarding เริ่มตั้งแต่วันแรกและดำเนินต่อไปในช่วงหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนแรก
- วัตถุประสงค์ Pre-boarding มุ่งเน้นที่การสร้างความประทับใจแรก ลดความวิตกกังวล และเตรียมความพร้อมพื้นฐาน ในขณะที่ Onboarding มุ่งเน้นที่การพัฒนาทักษะ การบูรณาการเข้ากับทีม และการทำความเข้าใจบทบาทหน้าที่อย่างลึกซึ้ง
- ระดับการมีส่วนร่วม Pre-boarding มักเป็นการมีส่วนร่วมในระดับที่ต่ำกว่า เน้นการให้ข้อมูลและการเตรียมความพร้อม ในขณะที่ Onboarding มีการมีส่วนร่วมที่เข้มข้นกว่าและมีกิจกรรมที่หลากหลายมากขึ้น
อ่านเพิ่มเติม Onboarding vs Orientation เข้าใจความแตกต่างและความสำคัญต่อองค์กร
ความสำคัญของ Pre-boarding
ประโยชน์สำหรับองค์กร
การดำเนินการ Pre-boarding ที่มีประสิทธิภาพมอบประโยชน์หลายประการให้กับองค์กร
- ลดอัตราการปฏิเสธงานหลังตอบรับข้อเสนอ การมีส่วนร่วมกับพนักงานใหม่ในช่วง Pre-boarding ช่วยลดโอกาสที่พวกเขาจะเปลี่ยนใจและรับข้อเสนอจากบริษัทอื่น
- ประหยัดเวลาในวันแรก การจัดการงานธุรการและเอกสารล่วงหน้าช่วยให้วันแรกของการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เร่งกระบวนการ Onboarding พนักงานที่ได้รับข้อมูลและการเตรียมความพร้อมที่ดีจะสามารถเริ่มต้นทำงานได้เร็วขึ้น
- สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร กระบวนการ Pre-boarding ที่มีคุณภาพแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและการใส่ใจในพนักงาน
ประโยชน์สำหรับพนักงานใหม่
Pre-boarding ไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรเท่านั้น แต่ยังมอบประโยชน์ที่สำคัญให้กับพนักงานใหม่
- ลดความวิตกกังวล การได้รับข้อมูลล่วงหน้าช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับวันแรกของการทำงาน
- สร้างความมั่นใจ การเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร บทบาทหน้าที่ และความคาดหวังช่วยให้พนักงานใหม่มีความมั่นใจมากขึ้น
- รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร การมีส่วนร่วมในช่วง Pre-boarding ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและองค์กรตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน
- เตรียมความพร้อมที่ดีขึ้น พนักงานมีเวลาในการทำความเข้าใจข้อมูลพื้นฐานและเตรียมตัวสำหรับบทบาทใหม่
ขั้นตอนสำคัญของกระบวนการ Pre-boarding
1. การวางแผนและการเตรียมการ
การวางแผนอย่างรอบคอบเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของกระบวนการ Pre-boarding
- กำหนดกรอบเวลา วางแผนกิจกรรม Pre-boarding ให้ครอบคลุมช่วงเวลาระหว่างการตอบรับข้อเสนองานจนถึงวันแรกของการทำงาน
- จัดตั้งทีมงาน กำหนดทีมงานที่รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของ Pre-boarding รวมถึง HR ผู้จัดการ และทีม IT
- กำหนดเนื้อหาและข้อมูล ระบุข้อมูลสำคัญที่ต้องการสื่อสารกับพนักงานใหม่ในช่วง Pre-boarding
- เตรียมแพลตฟอร์มและเครื่องมือ จัดเตรียมแพลตฟอร์มดิจิทัลหรือเครื่องมือที่จะใช้ในการสื่อสารและแบ่งปันข้อมูล
2. การส่งข้อความต้อนรับและการสื่อสารเบื้องต้น
การสื่อสารที่ดีหลังจากพนักงานตอบรับข้อเสนองานเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ Pre-boarding ที่ประสบความสำเร็จ
- อีเมลหรือจดหมายต้อนรับ ส่งข้อความต้อนรับอย่างเป็นทางการที่แสดงความยินดีและความตื่นเต้นที่พวกเขาจะเข้าร่วมทีม
- ข้อมูลติดต่อสำคัญ ให้รายละเอียดการติดต่อของบุคคลสำคัญ เช่น ผู้จัดการ พี่เลี้ยง และตัวแทน HR ที่พวกเขาสามารถติดต่อได้หากมีคำถาม
- กำหนดการเบื้องต้น แบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดการและขั้นตอนต่อไปในกระบวนการ Pre-boarding
3. การจัดการเอกสารและงานธุรการ
การจัดการงานธุรการล่วงหน้าช่วยลดภาระในวันแรกของการทำงานและทำให้กระบวนการมีความราบรื่นมากขึ้น
- เอกสารการจ้างงาน ส่งสัญญาจ้าง แบบฟอร์มภาษี และเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ ให้พนักงานใหม่กรอกและส่งกลับก่อนวันแรก
- ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนสวัสดิการ ประกันสุขภาพ และสิทธิประโยชน์อื่นๆ รวมถึงวิธีการลงทะเบียน
- ข้อมูลบัญชีและการเข้าถึงระบบ จัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีอีเมล การเข้าถึงระบบ และแพลตฟอร์มต่างๆ ที่พนักงานจะต้องใช้
4. การให้ข้อมูลและทรัพยากรที่เป็นประโยชน์
การให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ล่วงหน้าช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจองค์กรและบทบาทของพวกเขามากขึ้น
- ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร แบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับประวัติ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กร
- คำอธิบายงานและความคาดหวัง ให้รายละเอียดเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และความคาดหวังในตำแหน่งงาน
- โครงสร้างทีมและองค์กร แบ่งปันแผนผังองค์กรหรือข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างทีมและการรายงานผล
- เอกสารนโยบายและคู่มือพนักงาน ให้เอกสารสำคัญ เช่น คู่มือพนักงาน นโยบายการทำงาน และจรรยาบรรณ
กิจกรรมและเทคนิคในการทำ Pre-boarding ที่มีประสิทธิภาพ
1. การส่งชุดต้อนรับ (Welcome Kit)
การส่งชุดต้อนรับเป็นวิธีที่ดีในการสร้างความประทับใจแรกและทำให้พนักงานใหม่รู้สึกมีค่า
- ของขวัญที่มีแบรนด์ ส่งสินค้าที่มีแบรนด์ขององค์กร เช่น เสื้อ แก้วกาแฟ สมุดโน้ต หรือกระเป๋า
- จดหมายต้อนรับส่วนตัว เพิ่มจดหมายต้อนรับจากซีอีโอ ผู้จัดการ หรือทีมงาน
- อุปกรณ์ที่จำเป็น รวมอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับวันแรก เช่น ปฏิทิน ปากกา หรือบัตรผ่านเข้าออกสำนักงาน
- คู่มือหรือแผนที่ เพิ่มคู่มือแนะนำองค์กรหรือแผนที่สำนักงานที่ออกแบบมาอย่างสร้างสรรค์
2. การสร้างการมีส่วนร่วมทางดิจิทัล
เทคโนโลยีสามารถช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและทำให้กระบวนการ Pre-boarding มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- พอร์ทัล Pre-boarding สร้างพอร์ทัลออนไลน์ที่รวบรวมข้อมูล เอกสาร และทรัพยากรทั้งหมดที่พนักงานใหม่ต้องการ
- วิดีโอแนะนำ สร้างวิดีโอสั้นๆ ที่แนะนำองค์กร ทีมงาน และวัฒนธรรม
- การเรียนรู้ออนไลน์ ให้การเข้าถึงหลักสูตรหรือโมดูลเรียนรู้ออนไลน์เบื้องต้นที่พนักงานสามารถทำได้ก่อนวันแรก
- แอปพลิเคชัน Pre-boarding ใช้แอปพลิเคชันมือถือที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการ Pre-boarding
อ่านเพิ่มเติม LMS กับการยกระดับกระบวนการ Onboarding ในยุคดิจิทัล
3. การแนะนำทีมและวัฒนธรรมองค์กร
การแนะนำทีมและวัฒนธรรมองค์กรล่วงหน้าช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน
- โปรไฟล์ทีม แบ่งปันโปรไฟล์สั้นๆ ของสมาชิกในทีมพร้อมรูปภาพและข้อมูลติดต่อ
- กิจกรรมทำความรู้จักแบบเสมือนจริง จัดกิจกรรมทางออนไลน์สั้นๆ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้พบกับเพื่อนร่วมงานก่อนวันแรก
- เรื่องราวและประวัติองค์กร แบ่งปันเรื่องราวและเหตุการณ์สำคัญในประวัติศาสตร์ขององค์กรเพื่อให้เข้าใจวัฒนธรรมและค่านิยม
- เชิญเข้าร่วมกลุ่มสื่อสังคมออนไลน์ เพิ่มพนักงานใหม่เข้าในกลุ่มสื่อสังคมออนไลน์ภายในของทีมหรือองค์กร
4. การเตรียมพื้นที่ทำงานและอุปกรณ์
การเตรียมพื้นที่ทำงานและอุปกรณ์ล่วงหน้าแสดงให้เห็นว่าองค์กรพร้อมต้อนรับพนักงานใหม่
- การจัดเตรียมอุปกรณ์ เตรียมคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ให้พร้อมใช้งาน
- การตั้งค่าซอฟต์แวร์และระบบ ติดตั้งและตั้งค่าซอฟต์แวร์และระบบที่จำเป็นสำหรับการทำงาน
- การจัดส่งอุปกรณ์ สำหรับพนักงานที่ทำงานระยะไกล จัดส่งอุปกรณ์ที่จำเป็นไปยังที่พักของพวกเขาก่อนวันเริ่มงาน
- การสร้างบัญชีและสิทธิการเข้าถึง ตั้งค่าบัญชีอีเมล สิทธิการเข้าถึงระบบ และบัญชีผู้ใช้ต่างๆ ล่วงหน้า
อ่านเพิ่มเติม การ Onboarding พนักงานในยุค Remote และ Hybrid Working
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในช่วง Pre-boarding
1. หลักการสำคัญในการสื่อสาร
การสื่อสารที่ดีเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของกระบวนการ Pre-boarding
- ความชัดเจนและความเรียบง่าย ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและหลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคหรือคำย่อที่พนักงานใหม่อาจไม่คุ้นเคย
- ความสม่ำเสมอ สื่อสารอย่างสม่ำเสมอแต่ไม่มากเกินไปจนทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าข้อมูลมากเกินไป
- ความเป็นส่วนตัวและการปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล ปรับการสื่อสารให้เหมาะกับพนักงานแต่ละคนตามตำแหน่งงาน ประสบการณ์ และความต้องการ
- การเปิดกว้างและการโต้ตอบสองทาง สร้างช่องทางการสื่อสารสองทางที่พนักงานใหม่สามารถถามคำถามและแสดงความคิดเห็นได้
2. ช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
การเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมช่วยให้ข้อมูลถูกส่งและรับอย่างมีประสิทธิภาพ
- อีเมล เหมาะสำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการและการส่งเอกสารหรือลิงก์
- แพลตฟอร์มการส่งข้อความ ใช้แพลตฟอร์มเช่น Slack หรือ Microsoft Teams สำหรับการสื่อสารที่รวดเร็วและไม่เป็นทางการ
- วิดีโอคอล เหมาะสำหรับการแนะนำตัวและการประชุมที่ต้องการการโต้ตอบแบบเห็นหน้า
- พอร์ทัลหรือแอปพลิเคชัน Pre-boarding ใช้เป็นศูนย์กลางสำหรับข้อมูลและการสื่อสารทั้งหมด
3. กำหนดการและความถี่ในการสื่อสาร
การวางแผนกำหนดการและความถี่ในการสื่อสารช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับข้อมูลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม
- ทันทีหลังตอบรับข้อเสนอ ส่งข้อความต้อนรับและข้อมูลเบื้องต้น
- 1-2 สัปดาห์ก่อนวันเริ่มงาน ส่งเอกสารสำคัญ ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร และรายละเอียดเกี่ยวกับวันแรก
- 1 สัปดาห์ก่อนวันเริ่มงาน ส่งกำหนดการสำหรับวันแรกและสัปดาห์แรก รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับทีมและผู้จัดการ
- 2-3 วันก่อนวันเริ่มงาน ส่งข้อความยืนยันและเตือนความจำเกี่ยวกับวันแรก พร้อมตอบคำถามที่อาจมี
การวัดผลและประเมินประสิทธิภาพของ Pre-boarding
1. ตัวชี้วัดความสำเร็จของ Pre-boarding
การกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจนช่วยให้องค์กรสามารถประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการ Pre-boarding
- อัตราการตอบกลับเอกสาร สัดส่วนของเอกสารที่พนักงานใหม่กรอกและส่งกลับก่อนวันแรก
- ระดับการมีส่วนร่วม การมีส่วนร่วมของพนักงานใหม่กับเนื้อหาและกิจกรรม Pre-boarding
- อัตราการปฏิเสธงานหลังตอบรับข้อเสนอ จำนวนพนักงานที่ปฏิเสธงานหลังจากกระบวนการ Pre-boarding เริ่มต้น
- ความพร้อมในวันแรก ระดับความพร้อมของพนักงานใหม่ในวันแรกของการทำงาน
2. การเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล
การเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบช่วยให้องค์กรเข้าใจประสิทธิภาพของกระบวนการ Pre-boarding
- แบบสำรวจความพึงพอใจ ทำแบบสำรวจความพึงพอใจกับพนักงานใหม่หลังจากวันแรกหรือสัปดาห์แรกของการทำงาน
- การติดตามการมีส่วนร่วม ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อติดตามการมีส่วนร่วมกับเนื้อหาและกิจกรรม Pre-boarding
- การสัมภาษณ์หรือการสนทนากลุ่ม จัดการสัมภาษณ์หรือการสนทนากลุ่มกับพนักงานใหม่เพื่อรับฟังข้อเสนอแนะและประสบการณ์
- การเปรียบเทียบกับเป้าหมาย เปรียบเทียบผลลัพธ์กับเป้าหมายและตัวชี้วัดที่กำหนดไว้
3. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การนำข้อมูลที่ได้มาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการ Pre-boarding อย่างต่อเนื่อง
- การระบุจุดแข็งและจุดอ่อน วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อระบุส่วนที่ทำได้ดีและส่วนที่ต้องปรับปรุง
- การทดสอบแนวทางใหม่ ทดลองใช้แนวทางและกิจกรรมใหม่ๆ ในกระบวนการ Pre-boarding
- การแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดี แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีและบทเรียนที่ได้รับในองค์กร
- การอัพเดตกระบวนการ ปรับปรุงกระบวนการ Pre-boarding อย่างสม่ำเสมอตามข้อมูลและแนวโน้มใหม่ๆ
อ่านเพิ่มเติม การวัดผลและประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรม Onboarding
กลยุทธ์ Pre-boarding สำหรับสถานการณ์เฉพาะ
1. Pre-boarding สำหรับการทำงานระยะไกล (Remote Work)
การทำ Pre-boarding สำหรับพนักงานที่จะทำงานระยะไกลมีความท้าทายและขั้นตอนเฉพาะ
- การจัดส่งอุปกรณ์ทันเวลา วางแผนการจัดส่งอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานไปยังที่พักของพนักงานล่วงหน้า
- การตั้งค่าเทคโนโลยีแบบระยะไกล ให้คำแนะนำและการสนับสนุนในการตั้งค่าอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็น
- การสร้างความเชื่อมโยงแบบเสมือนจริง จัดกิจกรรมทางออนไลน์เพื่อสร้างความเชื่อมโยงระหว่างพนักงานใหม่และทีม
- การให้ข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรมการทำงานระยะไกล แบ่งปันแนวทางปฏิบัติและความคาดหวังสำหรับการทำงานระยะไกล
2. Pre-boarding สำหรับทีมระหว่างประเทศ
การทำ Pre-boarding สำหรับพนักงานในทีมระหว่างประเทศต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมและเขตเวลา
- การให้ข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรมและประเพณีท้องถิ่น แบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรม ประเพณี และแนวทางปฏิบัติในท้องถิ่น
- การจัดกิจกรรมที่คำนึงถึงเขตเวลา วางแผนกิจกรรมและการประชุมที่เหมาะสมกับเขตเวลาของพนักงานใหม่
- การแปลเอกสารและข้อมูล จัดเตรียมเอกสารและข้อมูลในภาษาของพนักงานใหม่หากเป็นไปได้
- การแนะนำทีมทั่วโลก ช่วยให้พนักงานใหม่รู้จักและเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานทั่วโลก
3. Pre-boarding สำหรับพนักงานระดับอาวุโส
การทำ Pre-boarding สำหรับผู้บริหารหรือพนักงานระดับอาวุโสต้องการแนวทางเฉพาะ
- การให้ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจ แบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกลยุทธ์ธุรกิจ ความท้าทาย และโอกาสที่สำคัญ
- การเชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญ จัดการประชุมหรือการแนะนำกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญก่อนวันเริ่มงาน
- การมอบหมายโค้ชหรือที่ปรึกษา จัดหาโค้ชหรือที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนผ่าน
- การสร้างแผนการผลักดันเชิงกลยุทธ์ ร่วมกันพัฒนาแผนการหรือโรดแมปสำหรับช่วง 30-90 วันแรก
ความท้าทายและวิธีแก้ไขในการทำ Pre-boarding
1. ความท้าทายที่พบบ่อยในการทำ Pre-boarding
การทำ Pre-boarding อาจเผชิญกับความท้าทายหลายประการที่ต้องจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วงเวลาที่จำกัด ช่วงเวลาระหว่างการตอบรับข้อเสนองานและวันเริ่มงานอาจสั้นเกินไปสำหรับกิจกรรม Pre-boarding ที่ครบถ้วน
- การมีส่วนร่วมของพนักงานใหม่ พนักงานบางคนอาจยังคงทำงานในตำแหน่งเดิมและมีเวลาจำกัดสำหรับกิจกรรม Pre-boarding
- ความแตกต่างทางเทคโนโลยี พนักงานใหม่อาจมีความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีที่แตกต่างกัน
- การขาดการประสานงาน การขาดการประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ เช่น HR, IT และผู้จัดการ
2. วิธีแก้ไขและแนวทางปฏิบัติที่ดี
แนวทางและวิธีแก้ไขสำหรับความท้าทายในการทำ Pre-boarding
- การวางแผนล่วงหน้า เริ่มกระบวนการ Pre-boarding ทันทีหลังจากพนักงานตอบรับข้อเสนองาน
- การจัดลำดับความสำคัญ ระบุและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมและข้อมูลที่สำคัญที่สุด
- การสร้างแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย ใช้แพลตฟอร์มและเครื่องมือที่เข้าถึงได้ง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้
- การกำหนดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
- การมีระบบติดตาม สร้างระบบติดตามและตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนดำเนินการตามแผน
บทบาทของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการ Pre-boarding
1. บทบาทของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)
HR มีบทบาทสำคัญในการวางแผนและประสานงานกระบวนการ Pre-boarding
- การวางแผนและออกแบบ ออกแบบโครงสร้างและเนื้อหาของโปรแกรม Pre-boarding
- การจัดการเอกสารและงานธุรการ ดูแลการกรอกและจัดการเอกสารที่จำเป็น
- การประสานงานกับฝ่ายอื่นๆ ประสานงานกับฝ่าย IT, การเงิน และฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- การติดตามและประเมินผล ติดตามความก้าวหน้าและประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการ Pre-boarding
2. บทบาทของผู้จัดการและหัวหน้าทีม
ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจเกี่ยวกับบทบาทและความคาดหวัง
- การสร้างความสัมพันธ์ ติดต่อและสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานใหม่ตั้งแต่ก่อนวันแรก
- การให้ข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทและความคาดหวัง ชี้แจงบทบาท หน้าที่ และความคาดหวังในตำแหน่งงาน
- การแนะนำทีม แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับสมาชิกในทีมและวัฒนธรรมการทำงานของทีม
- การเตรียมแผนงานและเป้าหมาย พัฒนาแผนงานและเป้าหมายเบื้องต้นสำหรับพนักงานใหม่
3. บทบาทของฝ่ายไอที (IT)
ฝ่าย IT มีบทบาทสำคัญในการเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและระบบ
- การจัดเตรียมอุปกรณ์ เตรียมคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ และอุปกรณ์อื่นๆ ที่จำเป็น
- การตั้งค่าระบบและซอฟต์แวร์ ติดตั้งและตั้งค่าซอฟต์แวร์และระบบที่จำเป็นสำหรับการทำงาน
- การสร้างบัญชีและการเข้าถึง สร้างบัญชีอีเมล สิทธิการเข้าถึงระบบ และการตั้งค่าความปลอดภัย
- การให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิค ให้ความช่วยเหลือและการสนับสนุนด้านเทคนิคตามความจำเป็น
อ่านเพิ่มเติม บทบาทของผู้จัดการและ HR ในกระบวนการ Onboarding
บทสรุป
Pre-boarding เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการ Onboarding ที่ช่วยเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ก่อนวันแรกของการทำงาน กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดความวิตกกังวลและสร้างความประทับใจแรกที่ดี แต่ยังช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวและเริ่มทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่วันแรก
การทำ Pre-boarding ที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยการวางแผนอย่างรอบคอบ การสื่อสารที่ชัดเจน การจัดการเอกสารและงานธุรการล่วงหน้า การให้ข้อมูลและทรัพยากรที่เป็นประโยชน์ และการสร้างการมีส่วนร่วมผ่านกิจกรรมและเทคโนโลยีที่เหมาะสม
องค์กรที่ให้ความสำคัญกับ Pre-boarding และลงทุนในการพัฒนากระบวนการนี้จะได้รับประโยชน์จากการลดอัตราการปฏิเสธงานหลังตอบรับข้อเสนอ การเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานใหม่ และการเร่งกระบวนการเข้าสู่ประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะส่งผลดีต่อทั้งพนักงานและองค์กรในระยะยาว
