กระบวนการ Onboarding เป็นช่วงเวลาที่จะกำหนดความสำเร็จและความผูกพันของพนักงานใหม่ต่อองค์กร การสร้างประสบการณ์ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่ความรับผิดชอบของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเพียงฝ่ายเดียว แต่ต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างผู้จัดการและฝ่าย HR ที่มีบทบาทแตกต่างแต่เติมเต็มซึ่งกันและกัน
บทความนี้จะอธิบายถึงบทบาทและความรับผิดชอบของทั้งผู้จัดการและ HR ในกระบวนการ Onboarding พร้อมนำเสนอวิธีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีและทำให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว
อ่านเพิ่มเติม Onboarding คืออะไร ความหมายและความสำคัญที่องค์กรควรทราบ
บทบาทหลักของ HR ในกระบวนการ Onboarding
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มีบทบาทสำคัญในการวางโครงสร้างและจัดการกระบวนการ Onboarding โดยรวม บทบาทหลักของ HR ประกอบด้วย
1. การวางแผนและออกแบบโปรแกรม Onboarding
HR มีหน้าที่ในการพัฒนาและออกแบบโปรแกรม Onboarding ที่มีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานสำหรับทั้งองค์กร
- การกำหนดโครงสร้าง วางโครงสร้างของโปรแกรม Onboarding ทั้งหมด รวมถึงระยะเวลา ขั้นตอน และกิจกรรมต่างๆ
- การพัฒนาเนื้อหา สร้างเนื้อหาการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ทุกคน เช่น ประวัติองค์กร นโยบาย ค่านิยม และสวัสดิการ
- การกำหนดตัวชี้วัด พัฒนาตัวชี้วัดความสำเร็จเพื่อประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรม Onboarding
2. การบริหารจัดการด้านธุรการและเอกสาร
HR มีบทบาทสำคัญในการจัดการงานธุรการและเอกสารที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่
- การจัดเตรียมเอกสารสำคัญ เตรียมเอกสารสัญญาจ้าง แบบฟอร์มภาษี ประกันสุขภาพ และเอกสารสำคัญอื่นๆ
- การสร้างบัญชีและสิทธิการเข้าถึง ประสานงานกับฝ่าย IT เพื่อสร้างบัญชีอีเมล สิทธิการเข้าถึงระบบ และอุปกรณ์ที่จำเป็น
- การจัดการด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทำให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนเป็นไปตามกฎหมายแรงงานและข้อกำหนดต่างๆ
3. การประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ
HR เป็นตัวกลางในการประสานงานระหว่างพนักงานใหม่และหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร
- การติดต่อกับฝ่ายต่างๆ ประสานงานกับฝ่าย IT, บัญชี, ความปลอดภัย และฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- การแนะนำโครงสร้างองค์กร ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจโครงสร้างองค์กรและรู้ว่าควรติดต่อใครเมื่อต้องการความช่วยเหลือ
- การอำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อ ช่วยพนักงานใหม่ในการเชื่อมต่อกับบุคคลสำคัญในองค์กร
4. การฝึกอบรมและให้ความรู้ทั่วไป
HR มีหน้าที่ในการจัดการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ทุกคน
- การฝึกอบรมเกี่ยวกับองค์กร จัดการฝึกอบรมเกี่ยวกับประวัติ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กร
- การฝึกอบรมด้านนโยบายและระเบียบปฏิบัติ ให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายสำคัญ จรรยาบรรณ และแนวทางปฏิบัติขององค์กร
- การฝึกอบรมความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จัดการฝึกอบรมที่จำเป็นเกี่ยวกับความปลอดภัย การรักษาความลับ และการปฏิบัติตามกฎหมาย
5. การติดตามและประเมินผล
HR มีบทบาทในการติดตามและประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการ Onboarding
- การเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโปรแกรม Onboarding
- การสำรวจความพึงพอใจ จัดการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานใหม่เพื่อรับฟังข้อเสนอแนะ
- การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง นำข้อมูลที่ได้มาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการ Onboarding ให้ดียิ่งขึ้น
อ่านเพิ่มเติม การวัดผลและประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรม Onboarding
บทบาทหลักของผู้จัดการในกระบวนการ Onboarding
ในขณะที่ HR จัดการกรอบการทำงานโดยรวม ผู้จัดการทีมมีบทบาทสำคัญในการนำโปรแกรม Onboarding ไปปฏิบัติจริงและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานใหม่ในแต่ละวัน
1. การเตรียมความพร้อมก่อนพนักงานใหม่เริ่มงาน
ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการเตรียมทีมและสภาพแวดล้อมการทำงานให้พร้อมรับพนักงานใหม่
- การเตรียมพื้นที่ทำงาน จัดเตรียมพื้นที่ทำงาน อุปกรณ์ และเครื่องมือที่จำเป็นให้พร้อมใช้งาน
- การแจ้งทีม แจ้งให้ทีมทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับพนักงานใหม่ บทบาทหน้าที่ และวันเริ่มงาน
- การกำหนดพี่เลี้ยง เลือกและเตรียมความพร้อมให้กับพี่เลี้ยงที่จะช่วยดูแลพนักงานใหม่
2. การต้อนรับและการแนะนำในวันแรก
ผู้จัดการมีหน้าที่สร้างความประทับใจแรกที่ดีให้กับพนักงานใหม่
- การต้อนรับอย่างอบอุ่น ทักทายและต้อนรับพนักงานใหม่ในวันแรกด้วยความเป็นมิตร
- การแนะนำทีม แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงานและผู้ที่เกี่ยวข้อง
- การพาเยี่ยมชมสถานที่ พาพนักงานใหม่เยี่ยมชมสถานที่ทำงาน ห้องประชุม และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ
3. การกำหนดความคาดหวังและเป้าหมาย
ผู้จัดการต้องสื่อสารความคาดหวังและเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับพนักงานใหม่
- การอธิบายบทบาทและหน้าที่ ชี้แจงบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของพนักงานใหม่อย่างละเอียด
- การตั้งเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับ 30 วัน, 60 วัน และ 90 วันแรก
- การอธิบายมาตรฐานการทำงาน สื่อสารเกี่ยวกับมาตรฐานคุณภาพและการทำงานที่คาดหวัง
4. การฝึกอบรมและการพัฒนาทักษะเฉพาะงาน
ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับทักษะและความรู้เฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน
- การฝึกอบรมทักษะเฉพาะทาง จัดหรือมอบหมายการฝึกอบรมเกี่ยวกับทักษะ เครื่องมือ และซอฟต์แวร์ที่จำเป็น
- การถ่ายทอดความรู้ แบ่งปันความรู้ ประสบการณ์ และเทคนิคที่สำคัญในการทำงาน
- การให้โอกาสในการเรียนรู้จากการปฏิบัติ มอบหมายงานที่ท้าทายแต่สามารถทำได้เพื่อให้เกิดการเรียนรู้จากประสบการณ์จริง
5. การให้ข้อมูลป้อนกลับและการสนับสนุน
ผู้จัดการมีหน้าที่ให้ข้อมูลป้อนกลับและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง
- การประชุมติดตามผลประจำ จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นประจำเพื่อติดตามความก้าวหน้าและตอบคำถาม
- การให้ข้อมูลป้อนกลับเชิงสร้างสรรค์ ให้ข้อมูลป้อนกลับที่เป็นประโยชน์และตรงไปตรงมา
- การช่วยแก้ไขปัญหา ช่วยแก้ไขปัญหาและอุปสรรคที่พนักงานใหม่อาจเผชิญ
การทำงานร่วมกันระหว่าง HR และผู้จัดการ
ความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพระหว่าง HR และผู้จัดการเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของกระบวนการ Onboarding
1. การแบ่งความรับผิดชอบอย่างชัดเจน
การแบ่งบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนช่วยให้กระบวนการ Onboarding ดำเนินไปอย่างราบรื่น
- การกำหนดแผนงานร่วมกัน HR และผู้จัดการควรร่วมกันกำหนดแผนการ Onboarding ที่ครอบคลุมทั้งภาพรวมขององค์กรและความต้องการเฉพาะของทีม
- การสร้างรายการตรวจสอบ (Checklist) พัฒนารายการตรวจสอบที่ระบุหน้าที่ของแต่ละฝ่ายอย่างชัดเจน
- การกำหนดจุดติดต่อหลัก ระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหลักในแต่ละขั้นตอนและกิจกรรม
2. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
การสื่อสารที่ดีระหว่าง HR และผู้จัดการช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่สอดคล้องและครบถ้วน
- การประชุมวางแผนก่อนการ Onboarding จัดประชุมร่วมกันระหว่าง HR และผู้จัดการก่อนพนักงานใหม่เริ่มงาน
- การอัพเดตความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ แบ่งปันข้อมูลและการอัพเดตเกี่ยวกับความก้าวหน้าของพนักงานใหม่
- การรายงานปัญหาหรือความท้าทาย แจ้งให้อีกฝ่ายทราบเมื่อพบปัญหาหรือความท้าทายในกระบวนการ Onboarding
3. การบูรณาการการฝึกอบรม
การบูรณาการการฝึกอบรมทั่วไปที่จัดโดย HR กับการฝึกอบรมเฉพาะทางที่จัดโดยผู้จัดการ
- การประสานเนื้อหาการฝึกอบรม ทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาการฝึกอบรมที่จัดโดย HR และผู้จัดการมีความสอดคล้องและไม่ซ้ำซ้อนกัน
- การวางกำหนดการฝึกอบรมที่เหมาะสม จัดลำดับการฝึกอบรมให้มีความต่อเนื่องและสอดคล้องกัน
- การเสริมกันและกัน ผู้จัดการสามารถช่วยเชื่อมโยงการฝึกอบรมทั่วไปกับการปฏิบัติงานจริง และ HR สามารถสนับสนุนผู้จัดการด้วยทรัพยากรและเครื่องมือการฝึกอบรม
4. การติดตามและประเมินผลร่วมกัน
HR และผู้จัดการควรร่วมกันติดตามและประเมินความก้าวหน้าของพนักงานใหม่
- การประชุมติดตามผลร่วมกัน จัดประชุมระหว่าง HR, ผู้จัดการ และพนักงานใหม่ในช่วงเวลาสำคัญ (30 วัน, 60 วัน, 90 วัน)
- การแบ่งปันข้อมูลป้อนกลับ แลกเปลี่ยนข้อมูลป้อนกลับและมุมมองเกี่ยวกับความก้าวหน้าของพนักงานใหม่
- การปรับปรุงร่วมกัน ร่วมกันระบุโอกาสในการปรับปรุงทั้งในระดับองค์กรและระดับทีม
อ่านเพิ่มเติม ขั้นตอนการสร้างโปรแกรม Onboarding ที่ประสบความสำเร็จ
กลยุทธ์สำหรับผู้จัดการในการ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพ
1. การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีตั้งแต่เริ่มต้น
ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานใหม่
- การพบปะก่อนวันเริ่มงาน ติดต่อพนักงานใหม่ก่อนวันเริ่มงานเพื่อแนะนำตัวและตอบคำถาม
- การจัดกิจกรรมต้อนรับ จัดกิจกรรมต้อนรับอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการในช่วงสัปดาห์แรก
- การสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง สร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานใหม่รู้สึกสะดวกใจที่จะถามคำถามและขอความช่วยเหลือ
2. การใช้ระบบพี่เลี้ยง (Buddy System)
ระบบพี่เลี้ยงเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวได้เร็วขึ้น
- การเลือกพี่เลี้ยงที่เหมาะสม เลือกพนักงานที่มีประสบการณ์ มีทัศนคติที่ดี และมีทักษะการสื่อสารที่ดีเป็นพี่เลี้ยง
- การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน อธิบายบทบาทและความรับผิดชอบของพี่เลี้ยงให้ชัดเจน
- การจัดเวลาสำหรับการพบปะกัน จัดตารางเวลาสำหรับการพบปะระหว่างพี่เลี้ยงและพนักงานใหม่อย่างสม่ำเสมอ
3. การมอบหมายงานที่มีความหมาย
การมอบหมายงานที่มีความหมายและท้าทายช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกมีคุณค่าและมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้น
- การเริ่มต้นด้วยงานที่สามารถทำสำเร็จได้ มอบหมายงานที่ท้าทายแต่สามารถทำสำเร็จได้ในช่วงแรก
- การอธิบายผลกระทบ อธิบายว่างานที่มอบหมายส่งผลกระทบต่อทีมและองค์กรอย่างไร
- การแบ่งงานใหญ่เป็นงานย่อย แบ่งโปรเจกต์ขนาดใหญ่เป็นงานย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น
4. การให้ข้อมูลป้อนกลับที่มีประสิทธิภาพ
การให้ข้อมูลป้อนกลับที่สม่ำเสมอและสร้างสรรค์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการพัฒนาของพนักงานใหม่
- การให้ข้อมูลป้อนกลับเชิงบวก ชื่นชมและให้การยอมรับเมื่อพนักงานทำงานได้ดี
- การให้ข้อมูลป้อนกลับเชิงสร้างสรรค์ ให้ข้อเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจงและมุ่งเน้นการพัฒนา
- การรับฟังข้อมูลป้อนกลับ เปิดรับข้อเสนอแนะจากพนักงานใหม่เพื่อปรับปรุงการ Onboarding
กลยุทธ์สำหรับ HR ในการสนับสนุนกระบวนการ Onboarding
1. การใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
HR สามารถใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้กระบวนการ Onboarding มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การใช้ระบบ Onboarding ดิจิทัล นำแพลตฟอร์ม Onboarding ดิจิทัลมาใช้เพื่อจัดการงานธุรการและติดตามความก้าวหน้า
- การใช้ LMS (Learning Management System) ใช้ระบบจัดการการเรียนรู้เพื่อส่งมอบและติดตามการฝึกอบรม
- การจัดทำทรัพยากรออนไลน์ สร้างห้องสมุดดิจิทัลที่รวบรวมเอกสาร วิดีโอ และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่
อ่านเพิ่มเติม LMS กับการยกระดับกระบวนการ Onboarding ในยุคดิจิทัล
2. การนำ Pre-boarding มาใช้
การเริ่มกระบวนการ Onboarding ก่อนวันเริ่มงานช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเชื่อมต่อกับองค์กรตั้งแต่เริ่มต้น
- การส่งข้อมูลและทรัพยากร ส่งข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร ทีม และบทบาทหน้าที่ให้พนักงานใหม่ก่อนวันเริ่มงาน
- การเตรียมเอกสารล่วงหน้า ให้พนักงานใหม่กรอกเอกสารสำคัญออนไลน์ก่อนวันเริ่มงาน
- การเชื่อมต่อกับทีม สร้างโอกาสให้พนักงานใหม่ได้พบกับทีมและผู้จัดการก่อนวันเริ่มงาน เช่น การเชิญเข้าร่วมกิจกรรมทางสังคมหรือการประชุมทีมแบบไม่เป็นทางการ
3. การพัฒนาเนื้อหาและกิจกรรมที่น่าสนใจ
HR มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาเนื้อหาและกิจกรรม Onboarding ที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพ
- การออกแบบเนื้อหาที่น่าสนใจ สร้างเนื้อหาการฝึกอบรมที่มีส่วนร่วม ใช้สื่อผสมผสาน และสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร
- การจัดกิจกรรมสร้างทีม พัฒนากิจกรรมสร้างทีมที่ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและองค์กร
- การให้ข้อมูลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม แบ่งเนื้อหาการฝึกอบรมออกเป็นส่วนๆ และส่งมอบในเวลาที่เหมาะสม ไม่ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าข้อมูลมากเกินไป
4. การสนับสนุนผู้จัดการ
HR สามารถสนับสนุนผู้จัดการในการทำ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพ
- การฝึกอบรมผู้จัดการ จัดฝึกอบรมให้ผู้จัดการเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาในกระบวนการ Onboarding
- การจัดเตรียมเครื่องมือและทรัพยากร พัฒนาแม่แบบ เครื่องมือ และทรัพยากรที่ผู้จัดการสามารถใช้ได้
- การให้คำปรึกษาและสนับสนุน เป็นพันธมิตรกับผู้จัดการในการแก้ไขปัญหาและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น
การปรับ Onboarding ให้เหมาะกับสถานการณ์ต่างๆ
1. การ Onboarding สำหรับการทำงานระยะไกล (Remote Work)
ในยุคของการทำงานระยะไกล บทบาทของ HR และผู้จัดการในการ Onboarding มีความท้าทายเพิ่มขึ้น
บทบาทของ HR
- จัดเตรียมคู่มือและทรัพยากรดิจิทัลที่เข้าถึงได้ง่าย
- พัฒนาการฝึกอบรมออนไลน์ที่มีคุณภาพและมีการโต้ตอบ
- จัดส่งอุปกรณ์และทรัพยากรที่จำเป็นให้ถึงบ้านของพนักงานใหม่
บทบาทของผู้จัดการ
- จัดประชุมทางวิดีโอเป็นประจำเพื่อเชื่อมต่อกับพนักงานใหม่
- สร้างโอกาสในการพบปะและสร้างความสัมพันธ์แบบเสมือนจริง
- ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการสื่อสารที่ชัดเจนและต่อเนื่อง
อ่านเพิ่มเติม การ Onboarding พนักงานในยุค Remote และ Hybrid Working
2. การ Onboarding สำหรับทีมระหว่างประเทศ
การ Onboarding พนักงานในทีมระหว่างประเทศมีความท้าทายด้านความแตกต่างทางวัฒนธรรมและเขตเวลา
บทบาทของ HR
- พัฒนาเนื้อหาที่ตระหนักถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมและภาษา
- ให้ข้อมูลเกี่ยวกับกฎหมายและระเบียบปฏิบัติท้องถิ่น
- จัดการฝึกอบรมด้านความหลากหลายทางวัฒนธรรมและการสื่อสารข้ามวัฒนธรรม
บทบาทของผู้จัดการ
- สร้างความเข้าใจและการยอมรับความแตกต่างทางวัฒนธรรมในทีม
- จัดประชุมและกิจกรรมในเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกเขตเวลา
- ทำให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมแม้จะอยู่ในที่ตั้งที่แตกต่างกัน
3. การ Onboarding สำหรับพนักงานระดับอาวุโส
การ Onboarding ผู้บริหารหรือพนักงานระดับอาวุโสต้องการวิธีการที่แตกต่าง
บทบาทของ HR
- ออกแบบโปรแกรม Onboarding ที่ปรับให้เหมาะกับระดับความเชี่ยวชาญและความรับผิดชอบที่สูงขึ้น
- อำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญและผู้บริหารระดับสูง
- ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเมืองในองค์กรและพลวัตของทีม
บทบาทของผู้จัดการ (หรือผู้บริหารระดับสูง)
- มอบอำนาจและความเป็นอิสระที่เหมาะสม
- ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความคาดหวังทางธุรกิจและความท้าทายเชิงกลยุทธ์
- เป็นพี่เลี้ยงมากกว่าเป็นผู้สอนงาน
ความท้าทายและการแก้ไขปัญหา
1. ความท้าทายที่พบบ่อยและวิธีแก้ไข
ความท้าทาย การขาดความชัดเจนในบทบาทและความรับผิดชอบ
วิธีแก้ไข
- สร้างแผนผัง RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) สำหรับกระบวนการ Onboarding
- จัดทำรายการตรวจสอบที่ชัดเจนสำหรับ HR และผู้จัดการ
- จัดประชุมปรับแนวทางระหว่าง HR และผู้จัดการก่อนการ Onboarding
ความท้าทาย ผู้จัดการไม่มีเวลาหรือทรัพยากรเพียงพอ
วิธีแก้ไข
- HR ช่วยลดภาระด้านธุรการและเอกสารให้กับผู้จัดการ
- พัฒนาเครื่องมือและแม่แบบที่ช่วยให้ผู้จัดการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
- สนับสนุนระบบพี่เลี้ยงเพื่อแบ่งเบาภาระของผู้จัดการ
ความท้าทาย การฝึกอบรมที่ไม่ตรงกับความต้องการของพนักงานใหม่
วิธีแก้ไข
- HR และผู้จัดการร่วมกันประเมินความต้องการในการฝึกอบรม
- พัฒนาเส้นทางการเรียนรู้ที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบทบาทและระดับประสบการณ์
- รวบรวมข้อมูลป้อนกลับอย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับปรุงการฝึกอบรม
2. เทคนิคการแก้ไขปัญหาในสถานการณ์ต่างๆ
เมื่อพนักงานใหม่มีประสิทธิภาพต่ำกว่าที่คาดหวัง
บทบาทของ HR
- สนับสนุนเครื่องมือประเมินเพื่อระบุช่องว่างด้านทักษะ
- จัดหาทรัพยากรการฝึกอบรมเพิ่มเติม
- ให้คำปรึกษาแก่ผู้จัดการเกี่ยวกับวิธีจัดการสถานการณ์อย่างมีประสิทธิภาพ
บทบาทของผู้จัดการ
- ประเมินสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาประสิทธิภาพ
- ปรับแผนการพัฒนาและเป้าหมายให้เหมาะสม
- ให้ข้อมูลป้อนกลับที่เฉพาะเจาะจงและสร้างสรรค์
เมื่อพนักงานใหม่มีปัญหาในการปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร
บทบาทของ HR
- จัดกิจกรรมเพื่อช่วยในการปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร
- แนะนำกลุ่มทางสังคมหรือเครือข่ายภายในองค์กร
- ให้การสนับสนุนด้านการปรับตัวทางวัฒนธรรมหากจำเป็น
บทบาทของผู้จัดการ
- สร้างโอกาสในการมีส่วนร่วมกับทีมและวัฒนธรรมองค์กร
- แบ่งปันความเข้าใจเกี่ยวกับค่านิยมและบรรทัดฐานที่ไม่เป็นทางการ
- เป็นแบบอย่างของวัฒนธรรมองค์กรที่พึงประสงค์
แนวโน้มและนวัตกรรมในบทบาทของ HR และผู้จัดการ
1. การใช้เทคโนโลยีเพื่อส่งเสริมความร่วมมือ
เทคโนโลยีใหม่ๆ กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานร่วมกันระหว่าง HR และผู้จัดการในกระบวนการ Onboarding
- แพลตฟอร์มความร่วมมือ ใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลที่ทั้ง HR และผู้จัดการสามารถติดตามและจัดการงาน Onboarding ร่วมกัน
- ระบบอัตโนมัติ ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อลดงานธุรการและให้ทั้ง HR และผู้จัดการสามารถเน้นที่กิจกรรมสร้างมูลค่าเพิ่ม
- การวิเคราะห์ข้อมูล ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อติดตามประสิทธิภาพและระบุโอกาสในการปรับปรุง
2. แนวโน้มการ Onboarding ในอนาคต
แนวโน้มใหม่ๆ ที่กำลังเปลี่ยนแปลงบทบาทของ HR และผู้จัดการในการ Onboarding
- การ Onboarding แบบไฮบริด การพัฒนาวิธีการ Onboarding ที่ผสมผสานระหว่างการทำงานในสำนักงานและการทำงานระยะไกล
- การ Onboarding แบบต่อเนื่อง การขยายกระบวนการ Onboarding ให้ยาวขึ้นเพื่อการพัฒนาที่ต่อเนื่อง
- การใช้ AI และความเป็นจริงเสมือน (VR) การใช้เทคโนโลยีล้ำสมัยเพื่อสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่มีส่วนร่วมและเป็นส่วนตัวมากขึ้น
3. การพัฒนาทักษะของ HR และผู้จัดการ
ทักษะที่ HR และผู้จัดการต้องพัฒนาเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในการ Onboarding
ทักษะสำหรับ HR
- ความเข้าใจในเทคโนโลยีและการวิเคราะห์ข้อมูล
- การคิดเชิงออกแบบและประสบการณ์ของพนักงาน
- ทักษะการให้คำปรึกษาและการเป็นพันธมิตรทางธุรกิจ
ทักษะสำหรับผู้จัดการ
- การโค้ชและการให้คำปรึกษา
- การบริหารทีมแบบไฮบริดและระยะไกล
- การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและการสร้างความผูกพัน
บทสรุป
ความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพระหว่างผู้จัดการและ HR เป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของกระบวนการ Onboarding แม้ว่าทั้งสองฝ่ายจะมีบทบาทและความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน แต่เมื่อทำงานร่วมกันอย่างประสานสอดคล้อง พวกเขาสามารถสร้างประสบการณ์ที่มีคุณค่าและมีความหมายให้กับพนักงานใหม่
HR มีบทบาทสำคัญในการวางโครงสร้าง พัฒนาโปรแกรม และจัดการด้านธุรการของการ Onboarding ในขณะที่ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ กำหนดความคาดหวัง และให้การสนับสนุนในการทำงานประจำวัน ความสำเร็จของการ Onboarding ขึ้นอยู่กับการที่ทั้งสองฝ่ายเข้าใจบทบาทของตนเอง มีการสื่อสารที่ดี และทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน
ด้วยการลงทุนในความร่วมมือระหว่าง HR และผู้จัดการ องค์กรสามารถสร้างกระบวนการ Onboarding ที่ไม่เพียงแต่ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังช่วยสร้างความผูกพันและสนับสนุนความสำเร็จในระยะยาว
บทความที่เกี่ยวข้องในซีรีส์ Onboarding
- Onboarding คืออะไร ความหมายและความสำคัญที่องค์กรควรทราบ
- Onboarding vs Orientation เข้าใจความแตกต่างและความสำคัญต่อองค์กร
- ขั้นตอนการสร้างโปรแกรม Onboarding ที่ประสบความสำเร็จ
- เทคโนโลยี LMS กับการยกระดับกระบวนการ Onboarding ในยุคดิจิทัล
- การ Onboarding พนักงานในยุค Remote และ Hybrid Working
- การวัดผลและประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรม Onboarding
